Dokumentenmanagement -
Informationsflut zu Wissen kanalisieren
Problematik für Unternehmen
Unternehmen haben immer mehr Probleme, weil sie ihr eigenes Wissen nicht mehr überschauen können. Informationen werden oft in verschiedenen Datenbanken, auf Desktop-PCs oder in Aktenschränken aufbewahrt, zu denen nicht jeder Angestellt Zugang hat. Keiner weiß, welche Informationen bereits bekannt sind oder wo sie sich finden lassen. Dadurch kommt es zu unnötigen Suchen und doppelten Arbeitsabläufen.
Wie kann Ihnen Dokumentenmanagement helfen?
Einen Ausweg aus dem Informationschaos kann ein geschicktes Dokumentenmanagement bieten. Moderne Lösungen ermöglichen sekundenschnelle Suchvorgänge in allen Arten von Dokumenten auf allen Computern im Unternehmen, stellen immer die neuerste Version eines Dokuments zur Verfügung, vergeben Zugriffsrechte und kümmern sich um ihre Archivierung oder Vernichtung. Sie verwalten sogar Informationen auf Papier.
Auch in kleinen Unternehmen fallen jede Menge Daten an und werden vielfältige Dokumente erzeugt. Als Ablage dient meistens die lokale Festplatte oder der Server; die Dateien liegen in den bekannten Baumstrukten mit dem Ausgangspunkt "c:\". Welche Schwierigkeiten und Reibungsverluste diese Systematik hat, dürfte jeder schon erlebt haben.
Die SharePoint-Technologie bietet eine ganz neue Form des Dokumentenmanagements, und zwar über Dokumentenbibliotheken. Die Dokumente können direkt aus dieser erstellt und bestehende Dokumente mit dem "Upload" eingestellt werden. Zur weiteren Bearbeitung werden die Dateien dann unmittelbar aus der Teamwebseite in Word geladen, wobei bei jedem Ein- und Auschecken automatisch eine neue Version erstellt wird.
Ein wesentlicher Vorteil von SharePoint ist dabei die Möglichkeit, "Metadaten" in Form neuer Datenfelder zu den Dokumenten zu generieren, also zum Beispiel Angaben über den Status (Entwurf, Abstimmung, Freigabe) oder den Fertigstellungstermin hinzuzufügen. Nach diesen Metadaten lassen sich dann selbst große Datenmengen sortieren, filtern und anzeigen. Weiterer Pluspunkt: Alle in über die SharePoint-Technologie eingestellten Dokumente werden durch eine Volltextsuche erfasst.